2 administrative medarbejdere til Staben i Sundhed og Omsorg

Emilie Bjergegaard

Mandag d. 25. mar. 2024 - kl. 13:52

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

I Staben i Sundhed og Omsorg i Silkeborg Kommune søger vi 2 dygtige kollegaer til at arbejde med administrative opgaver. Som ny kollega får du en række egne opgaver og ansvarsområder, men indgår også i et samarbejde med den anden nye administrative medarbejder og andre kollegaer i Staben om at løse opgaver i fællesskab.

Du har lyst til at arbejde i en stor organisation, hvor resultater skabes sammen med forskellige mennesker og faggrupper, og sætter en ære i at udfylde din rolle med at løse vigtige administrative og praktiske opgaver.

Vores to nye kollegaer kommer til at få forskellige opgaveporteføljer, og det kan være, du er mere interesseret i den ene stilling end den anden.

Ny administrativ kollega – en hjælpende hånd til driftsenheder (stilling 1)

Du hjælper afdelingen og især driftsenheder med at løse administrative opgaver. Du sætter en ære i at gøre hverdagen nemmere for vores daglige ledere i hjemmeplejen, på plejecentre, i sundhedshuset, i daghjem, i aktivitetscentre mv. ved fx at:

Lave beskrivelse af og koordinere små og mindre bestillinger mellem vores daglige ledere i driftsenheder og kommunens ejendomsafdeling.
Daglige administrative opgaver, fx booke møder, journalisering, hente og scanne fysisk post og mindre serviceopgaver, som får husene til at fungere
Ajourføre intranet og hjemmeside med kontaktinformationer mv. – sammen med kommunens webteam
Til- og framelde kursusdeltagere i vores online kursusportal Plan2Learn
Understøtte og koordinere udarbejdelsen af lokale beredskabs- og evakueringsplaner
Tømme udvalgte funktionspostkasser og videresende mails
Ajourføre maildistributionslister for lederne i driftsenheder

Ny administrativ kollega – en hjælpende hånd til sekretariatsbetjening (stilling 2)

Du understøtter Stabens tværgående opgaver og politiske betjening med at løse administrative opgaver ved fx at:

Yde sekretariatsbetjening af udvalg, herunder bl.a. Silkeborg Kommunes Seniorudvalg, der holder møder månedligt, og hvor du vil få til opgave at samle dagsordener i de systemer, som vi bruger til dagsordener (Acadre og First Agenda).
Indgå i samarbejde med konsulenter i Staben om konkrete arbejdsopgaver, hvor du er den primære administrative ressource, fx lave planer for møderækker, koordinere tilmeldinger, tasteopgaver, journalisering, udarbejde informationsmateriale, tømme funktionspostkasser mv.
Booke møder og forplejning til fx Seniorrådet, Afdelingsledelsen, AfdelingsMED og -AMU
Daglige ad hoc-opgaver og mindre serviceopgaver, som får husene til at fungere

Hvem er du?
Du har en administrativ uddannelse og gerne erfaring med kommunale opgaver. Du motiveres af at have en aktiv og administrativ rolle i fællesskaber og sætter en ære i at servicere andre og sørge for, at der er styr på de ting, du har ansvaret for.

Du er optaget af at yde god service over for kollegaer og daglige ledere i driften, såvel som de udvalg, du eventuelt servicerer. Du har overblik og er god til at tænke sammenhænge og finde løsninger, når du møder udfordringer eller forandringer. Du motiveres af, at vi lykkes med opgaverne som samlet stab. Du forstår at arbejde i et fortroligt rum, og er ikke tilbageholdende med at tage initiativ til opfølgning på møder eller beslutninger.

Du har desuden gode it-kompetencer og er klar på at arbejde i de (nye) systemer, som vi bruger (primært MS Office, Outlook, Acadre, First Agenda mv.

Som person er du serviceminded og befinder dig godt i et ambitiøst og uhøjtideligt arbejdsfællesskab med forskellige fagligheder, og hvor alle bidrager med hver sin rolle.

Vi kan tilbyde dig:
Stillinger med en bred vifte af arbejdsopgaver, hvor du kan udfylde en meget vigtig administrativ rolle i forskellige arbejdsfællesskaber. Du vil opleve gode muligheder for fleksibilitet i dagligdagen og i tilrettelæggelsen af eget arbejde. Du vil træde ind i en stab, hvor vi vægter tillid, humor og trivsel højt og har en uformel omgangstone og gode kollegaer.

Om os:
Stillingen er forankret i Strategi og Digitalisering, der er en del af Staben i Sundhed og Omsorg. Staben hjælper afdelingen med betjening af fagudvalg og Afdelingsledelsen, strategiske indsatser og projekter, kvalitetsarbejde, økonomistyring, digitalisering mv. Sundheds- og Omsorgsafdelingen samarbejder med borgere om at styrke sundhed og fremme borgerens selvstændige og meningsfulde liv i pleje- og sundhedsfaglige indsatser i hjemme- og sygeplejen, daghjem, midlertidige pladser, plejehjem, aktivitetscentre, sundhedshus mv.

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst og aftale om lokal løndannelse.

Yderligere information:
Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte udviklingskonsulent Katrine Sund Christensen på 21 58 90 69 eller leder for Strategi & Digitalisering Sira Haunstrup-Skov på 23 11 79 80.

Stillingen er som udgangspunkt på 37 timer ugentligt.
Tiltrædelse ønskes fra 1. juni 2024.

Ansøgningsfrist søndag d. 14 april Ansættelsessamtaler forventes afholdt 23-25 april 2024.

Notér gerne i ansøgningen, om du er mere interesseret i én af opgavepuljerne, der er beskrevet i opslaget, og hvilken.

Vi foretrækker, at du sender din ansøgning online.
Klik på Ansøg. Vedhæft din ansøgning og relevante bilag.