BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Finder du løsninger på en venlig og imødekommende måde? Kan du holde hovedet koldt, når hverdagen er omskiftelig, og opgaverne står i kø? Trives du både med de mere praktiske og administrative opgaver, samtidig med at du indimellem skal finde løsninger på komplekse strukturelle puslespil?
Så er det lige dig, vi er på udkig efter!
Vores sekretær gennem mere end 25 år har nemlig valgt at gå på efterløn. På Den Kreative Skole underviser vi hver uge en masse børn, unge og voksne i musik, dans, billedkunst og teater! Vi har mange forskellige undervisningstilbud, aktiviteter og arrangementer, og derudover er vi involveret i en hel del spændende samarbejder og projekter. Vi har brug for en ansvarsfuld og dygtig person til at tage sig af sekretæropgaverne hos os
Opgaver i stillingen:
Du bliver ansvarlig for skolens hovedtelefonnummer, hovedmail og tager imod dem, der kommer ind på kontoret. Du er dermed skolens stemme udadtil, og derfor møder du vores elever og forældre samt andre samarbejdspartnere med et smil og med venlighed og imødekommenhed.
Herudover vil et omdrejningspunktet for dine opgaver være vores studieadministrative system SpeedAdmin, som du kommer til at benytte til at organisere alt fra tilmelding og fordeling af elever, planlægning af undervisning til fakturering og ressourcestyring.
Udover de administrative opgaver i forbindelse med f.eks. fordelingen af elever på undervisningstilbuddene, administration af undervisernes arbejdstid, journalisering og opdatering af systemer vil du også skulle understøtte ledelsen med f.eks. lokalebookinger, kalenderadministration og indhentning og sortering af data i nogle af vores systemer.
Stillingen rummer desuden en række praktiske opgaver lige fra indkøb, frokostbestilling, vande blomster, oprydning mv. Du vil også skulle hjælpe til ved nogle af vores arrangementer på udvalgte aftener og weekender efter aftale nogle få gange om året.
Om dig:
Du trives i et arbejdsfællesskab, hvor vi har forskellige funktioner, for at løse en fælles opgave. Vi sidder i et storrumskontor, hvor du vil være den første, man møder, når man kommer ind ad døren til vores administration i huset på Bindslevs Plads.
Det er en fordel, hvis du har arbejdet i SpeedAdmin før, men det er ikke et krav. Dog er det vigtigt, at du har forståelse for samspillet mellem de forskellige systemer f.eks. SpeedAdmin og vores hjemmeside. Dette kræver et stort overblik og at du kan arbejde struktureret i vores forskellige systemer. Derudover skal du gerne have en fleksibel tilgang til opgaveløsningen, så du kan tilpasse dig og løse opgaver, der pludselig opstår, samtidigt med at du forstår at prioritere i opgaverne som løbende kommer til.
Du kan formulere dig skriftligt i et imødekommende og præcist sprog, og du har forståelse for at understøtte den gode brugerrejse ind i vores undervisningstilbud; F.eks. ved at forudse, hvad vores deltagere vil have brug for at vide. I forlængelse af dette evner du også at håndtere f.eks. utilfredse forældre på en god og konstruktiv måde.
Når du møder et problem, forsøger du som udgangspunkt at finde et løsningsforslag selv, og du siger til, når du har brug for sparring. Du møder til tiden, læser dine mails igennem en ekstra gang, og du siger til, hvis du ikke kan nå en aftalt deadline
Det vil være en fordel, hvis du har interesse for det kunstneriske og pædagogiske felt.
Generelt om Den Kreative Skole
På Den Kreative Skole er vi ca. 40 medarbejdere, der underviser i musik, dans, teater og billedkunst. Du bliver en del af vores administration, der består af: Kulturskoleleder, vicekulturskoleleder, udviklingskonsulent, projektleder, administrator, sekretær, pedel samt nogle af vores undervisere, der har administrative opgaver inden for koordinering og udvikling.
Vi er et kreativt hus, hvor vi samarbejder på tværs både internt i forbindelse med undervisningen, og eksternt i forbindelse med spændende projekter.
Vi er en arbejdsplads med højt til loftet - her er plads til forskellighed og initiativ. Vi tror på, at høj faglighed og gode relationer er et godt fundament for at kunne gøre en forskel for børn, unge og voksne i Silkeborg Kommune, og vi glæder os til at byde dig velkommen!
Du kan lære meget mere om os på www.denkreativeskole.dk
Stillingen er en fast stilling på 24 timer om ugen fra 6. januar 2025.
Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst og aftale om lokal løndannelse.
Yderligere information:
Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte kulturskoleleder Knud Mortensen på tlf. 2046 4039.
Ansøgningsfrist torsdag 14. november 2024. Ansættelsessamtaler forventes afholdt tirsdag 26. november 2024 mellem kl. 8.00 - 16.00.
Senest onsdag 20. november 2024 giver vi besked til de kandidater, vi gerne vil se til samtale.
Hvis du bliver indkaldt til samtale, vil du blive tilsendt en case, som vi vil bede dig reflektere over til samtalen.
Vi foretrækker, at du sender din ansøgning online.
Klik på Ansøg. Vedhæft din ansøgning og relevante bilag.
Hvis du indstilles til ansættelse i stillingen, vil der inden endelig ansættelsesaftale indgås, blive indhentet reference hos seneste arbejdsgiver og gerne hos flere.
Vi indhenter offentlig straffeattest og børneattest på den person, vi ønsker at ansætte.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Silkeborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: deltid (24-24 timer ugentligt)
-Arbejdsgiver:
Silkeborg Kommune, Bindslevs Plads 7, 8600 Silkeborg
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 14-11-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6130626
